「業務マニュアルを作りたいけれど、何から書けばいいか分からない」。そんな悩みはありませんか。手順書づくりは時間がかかり、後回しになりがちな作業です。ですがAIを使えば、たたき台を数分で用意できます。この記事では、Claude（クロード）などのAIでマニュアルを書くコツを解説します。Claudeとは、文章づくりが得意な対話型AIのことです。
この記事で分かることは次の3つです。
- マニュアル作成にAIが向いている理由
- そのまま使える基本プロンプト（AIへの指示文）
- 手順が読み手に伝わる5つのコツ
なぜマニュアル作成にAIが向いているのか
マニュアルは「順序」と「もれのなさ」が命です。AIはこの2点がとても得意です。頭の中にある作業手順を伝えるだけで、抜けを補いながら整った文章にしてくれます。
たとえば、あるIT企業では手順書1本の作成に平均3時間かかっていました。AIでたたき台を作ることで、その時間を約30分に短縮できたという声もあります。ゼロから書くのではなく、AIの下書きを直す形に変わるからです。
専門用語を初心者向けに言いかえる作業も得意です。読み手のレベルに合わせて、と一言添えるだけで文章の難しさを調整してくれます。
そのまま使える基本プロンプト
まずは次の型を使ってみてください。カッコの中を自分の内容に置きかえるだけです。
あなたは業務マニュアルの作成者です。以下の作業について、初心者でも迷わない手順書を作ってください。作業名：（例：経費精算の申請）。対象読者：（例：入社1年目の社員）。手順は番号付きで、1手順1動作にしてください。注意点も添えてください。
ポイントは「対象読者」を必ず指定することです。相手が新人か管理職かで、書くべき言葉は変わります。読者を伝えると、AIはちょうどよい説明の深さを選んでくれます。
手順が伝わる5つのコツ
基本プロンプトに次の指示を足すと、さらに読みやすくなります。
- 1手順1動作にする：1つの番号に作業を1つだけ入れます。「開いて保存する」ではなく2つに分けます。
- 主語と目的語を省かない：「クリックします」ではなく「保存ボタンをクリックします」と書かせます。
- 数字を具体的に入れる：「しばらく待つ」ではなく「約10秒待つ」と明記させます。
- つまずきやすい所に注意書きを添える：「エラーが出たら再読み込みします」など先回りの一文を入れます。
- 最後に確認ステップを置く：「完了画面が表示されれば成功です」と、うまくいったかの判断基準を書かせます。
これらは「上の5つのコツを反映して書き直してください」と伝えるだけで、まとめて適用できます。
よくある失敗とその対策
AIのマニュアルには、実際とは違う手順が混じることがあります。これはAIが「それらしい答え」を作る性質によるものです。公開する前に、必ず自分で1度その通りに操作して確かめてください。
また、社内だけの呼び方や画面名はAIが知りません。「当社では申請画面を『ワークフロー』と呼ぶ」といった固有の情報は、プロンプトの中で先に伝えておくと精度が上がります。
実際に試してみた：職場の手順書をAIで改訂してみた
私の職場では、作業手順書を3年ごとに改訂する決まりがあります。手順書の種類が膨大なため、改訂時期を迎えるものが毎年のようにあり、かなりの手間がかかっていました。
正直に言うと、この作業はなかなか気が重いものでした。内容を確認するだけでなく、古くなった言い回しや分かりにくい表現を、一つひとつ見直す必要があったからです。
そこで、文章の見直しにAIを使ってみました。すると、不自然な言い回しがすっきりと整い、以前よりも読みやすい手順書になりました。何より助かったのは、改訂にかかる時間を大きく減らせたことです。
こうした手間のかかる定期作業にこそ、AIは力を発揮する。そう実感した出来事でした。
実際にやってみて分かったこと
実際に手順を口頭のメモ書きから作らせてみると、抜けは補ってくれる一方、「なぜその手順が必要か」の理由づけまでは書いてくれないことが多かった。各手順に一言「理由」を添えるよう指示すると、初めて読む人にも伝わるマニュアルになった。
まとめ
今回の要点は次の3つです。
- マニュアルは順序ともれのなさが大事で、AIはこの2点が得意です。
- 「対象読者」を指定し、1手順1動作で書かせると伝わりやすくなります。
- 公開前に自分で操作して確認すれば、誤りを防げます。
まずは身近な作業を1つ選び、基本プロンプトを試してみてください。30分で1本仕上がる感覚を、ぜひ体験してみましょう。
あわせて読みたい
もっといろいろな場面で使えるプロンプトを知りたい方は、こちらのプロンプト集もどうぞ。目的別にすぐ使える例文をまとめています。
コメント